Secretaria/o Académica/o (Sede Tumbaco/UIO)

Misión del cargo

Gestionar la secretaría académica de la sede de Tumbaco y brindar apoyo administrativo al equipo directivo, garantizando una atención eficiente a los miembros de la comunidad educativa y velando por el cumplimiento de los procedimientos administrativos y la normativa legal vigente.  Principales responsabilidades  Cumplimiento Normativo

• Dar cumplimiento a las atribuciones establecidas en la LOEI, su Reglamento General y demás normativa educativa vigente.

• Asegurar el cumplimiento de los procedimientos institucionales y disposiciones del Ministerio de Educación.

• Gestionar y mantener actualizados los procesos en plataformas ministeriales (CAS, AMIE, COLMENA, entre otras).

• Coordinar con Distrito Educativo, Juntas Distritales y demás instancias desconcentradas del Ministerio para procesos académicos oficiales.

• Gestionar la actualización y legalización de documentos administrativos: Licencia Única de Actividades Económicas, permiso de funcionamiento, código de convivencia y otros requeridos.

Gestión Académica y Documental

• Organizar, custodiar y mantener actualizados los expedientes académicos estudiantiles, garantizando integridad, confidencialidad y conservación.

• Custodiar actas, libros y archivos académicos de la sede.

• Verificar el proceso de registro de notas en la plataforma institucional (IDUKAY), abriendo y cerrando accesos según el calendario académico.

• Emitir y suscribir reportes de calificaciones (bimensuales, quimestrales, finales y supletorios).

• Emitir cuadros de calificaciones para designación de abanderados, portaestandartes y escoltas.

• Suscribir junto con Rectorado documentos de promoción escolar y titulación (Bachiller en Ciencias).

• Generar certificaciones académicas con visto bueno de Rectorado, cuando sean requeridas por autoridades, familias o estudiantes.

Gestión Administrativa y Soporte

• Brindar apoyo administrativo al equipo directivo y personal de la sede.

• Planificar y coordinar el funcionamiento de la secretaría académica.

• Llevar registro estadístico de información relevante de la sede.

• Garantizar una atención oportuna y cordial a estudiantes, familias y autoridades educativas.

Formación Académica

• Licenciatura en Administración, Jurisprudencia o carreras afines ( requerido ).

Experiencia

• Mínimo 3 años de experiencia laboral .

• Experiencia en unidades educativas ( deseable , especialmente en posiciones similares).

• Experiencia en gestión documental y procesos administrativos académicos.

Conocimientos Técnicos  Plataformas educativas y ministeriales

• Manejo de plataformas del  Ministerio de Educación del Ecuador :

  • AMIE

  • CAS

  • COLMEN

• Manejo de sistemas académicos institucionales:

  • EDUKAY

  • RUNACHAY

• Registro académico, legalización y seguimiento de información estudiantil en plataformas oficiales.

Conocimientos propios de la posición

• Manejo avanzado de herramientas informáticas.

• Manejo de aplicativos y plataformas del MINEDUC.

• Paquete Office (Excel intermedio o avanzado).

• Habilidades de redacción formal y elaboración de documentos oficiales.

• Gestión y organización de archivos académicos.

• Inglés nivel intermedio.

Conocimientos Institucionales

• Competencia digital: data, tecnología e innovación.

• Orientación a resultados.

• Trabajo en equipo colaborativo.

• Inteligencia emocional.

 

Habilidades y Competencias

• Orientación al servicio y atención al cliente.

• Comunicación efectiva y asertiva.

• Buen trato y excelente relacionamiento interpersonal.

• Capacidad de organización y planificación.

• Proactividad y responsabilidad.

• Confidencialidad y manejo ético de la información.

 

Beneficios

• Seguro privado de vida y salud
• Eventos Corporativos
• Capacitaciones
• Vacaciones adicionales
• Descuento para hijos en Innova Schools