Auxiliar General

Objetivo del cargo: Brindar soporte en actividades administrativas y operativas en la empresa, mediante la gestión ordenada de documentación física y digital, el manejo de bases de datos y registros, la ejecución de trámites internos, y la colaboración en tareas de apoyo que contribuyan a la eficiencia de los procesos y al adecuado funcionamiento de las distintas áreas. Funciones: Proceso de recepción, recopilación de información, solicitud de firmas y seguimiento. Organizar, archivar y dar seguimiento a documentación física y digital Escanear, digitalizar y cargar documentos en plataformas o carpetas compartidas. Verificar que los documentos estén completos, en orden correlativo, sin duplicados ni errores, y reportar cualquier inconsistencia. Dar de baja documentación antigua y trasladarla a los contenedores asignados, manteniendo registros actualizados. Elaborar y actualizar listados o inventarios de archivos, carpetas o cajas en Excel. Preparar carpetas, expedientes o kits documentales para uso interno o auditorías. Ingresar y actualizar datos en hojas de cálculo de Excel para el control y manejo de la información Apoyar en el control de inventario de insumos documentales (carpetas, sobres, cajas, etc.). Coordinar la entrega y recepción de documentos entre áreas, informando sobre entregas, devoluciones o faltantes. Contactar a proveedores o clientes para confirmar información o recepción de documentos. Recibir mercadería verificando que se ajuste al pedido realizado. Apoyar en la programación de citas, recordatorios o tareas administrativas Revisar proformas del área de Compras, asegurando que estén completas antes de enviarlas. Enviar documentación a Contabilidad y otras áreas administrativas y confirmar su recepción. Organizar respaldos de pagos, órdenes de compra y otros soportes contables. Apoyar en procesos de auditoría interna mediante la preparación y entrega de la documentación solicitada. Estudios o nivel académico: Bachiller Experiencia y tiempo de experiencia: Experiencia mínima de 1 año en tareas administrativas, de archivo o soporte documental. Requisitos del cargo: Conocimiento básico- intermedio en manejo de Excel (filtros, orden, búsqueda de datos, fórmulas). Capacidad para revisar documentación con atención al detalle. Buena comunicación Manejo de correo electrónico y plataformas como SharePoint. Conocimientos que debe tener el perfil: Microsoft Excel nivel básico-intermedio. Organización de archivos físicos y digitales. Escaneo y digitalización de documentos. Manejo de SharePoint (cargar archivos, revisar carpetas). Competencias para el cargo: Organización y atención al detalle Responsabilidad y cumplimiento Buena comunicación y empatía Disposición para ayudar y trabajar en equipo Proactividad